Organisation fête comment s'y prendre ?

Comment organiser une fête, étape par étape
C'est pourquoi nous avons préparé un guide dans lequel nous expliquons étape par étape tout ce que vous devez prendre en compte pour organiser une fête imbattable. Nous savons que l'organisation d'une fête privée n'est pas la même que celle d'une fête professionnelle. Mais ne vous inquiétez pas, nous vous expliquons en détail comment procéder.

1- Choisir la date et l'heure
Qu'il s'agisse d'un événement social ou d'un événement d'entreprise, il est très important de planifier votre événement. Non seulement pour planifier à l'avance, mais aussi pour informer vos invités afin qu'ils réservent la journée pour vous. En général, les vendredis et samedis soirs sont les meilleurs jours pour une célébration.

TOUS LES DÉTAILS POUR ORGANISER UNE FÊTE INOUBLIABLE
Si vous voulez que votre événement soit un succès en termes de fréquentation, nous vous recommandons de tenir compte de certains éléments :
- Le temps que vous pouvez consacrer à l'organisation :
Fixez-vous un objectif réaliste et réfléchissez au temps que vous pouvez consacrer à l'organisation de la fête. Sur cette base, définissez une date qui vous convient.
- Les vacances et les longs week-ends :
Ce n'est pas la meilleure période pour organiser une fête, car de nombreuses personnes peuvent avoir d'autres projets.
2- Le budget
Il faut en tenir compte, car il peut varier dans les moindres détails. S'il s'agit d'une fête privée, l'argent sortira probablement de votre poche. En revanche, s'il s'agit d'une fête d'entreprise, c'est l'entreprise elle-même qui dispose généralement d'un budget pour ces événements. Il est donc essentiel que vous sachiez clairement quel type de fête vous souhaitez organiser. Un autre point très important est de savoir à quoi vous allez dépenser l'argent. Il peut être très utile de diviser le montant total en petits pourcentages.

Vous disposerez ainsi d'une somme fixe pour chaque partie de la fête et vous éviterez les complications. Voici quelques-uns des principaux éléments auxquels vous devrez consacrer une partie de votre argent :
- Lieu : 15 % du budget.
Cela dépendra de l'espace que vous choisirez pour la célébration, car beaucoup incluent le loyer dans le coût du menu.
- Nourriture et boissons : 55 % du budget.
Un manque de nourriture ou de boissons ou des menus mal conçus peuvent faire de votre événement un échec. C'est pourquoi il s'agit de l'une des parties auxquelles on consacre le plus d'argent.
- Le service : 15 % du budget.
En fonction du type de fête et du nombre d'invités, vous devrez engager ou non du personnel de service.
- Décoration / personnalisation : 5% du budget.
La décoration personnalisée jouera un rôle fondamental dans votre fête. N'y renoncez pas et consacrez une partie du budget à la personnaliser ou à la thématiser.
- Autres : 10 % du budget.
Il est important que vous réserviez une partie de l'argent pour des événements imprévus ou des extras, tels que la musique ou les divertissements. Cette prévoyance vous permettra de faire face aux imprévus sans dépasser le budget.
3- Choisir le lieu idéal
C'est l'une des principales décisions que vous aurez à prendre. Comme on le dit toujours chez Un professionnel animation , chaque événement a un lieu parfait, mais il faut savoir le trouver. Et ce n'est pas facile. C'est pourquoi vous devrez tenir compte de certains aspects lors de votre choix :
- L'emplacement :
Recherchez un espace accessible pour que vous et vos invités puissiez vous y rendre sans difficulté. Il est important de vérifier si le lieu dispose de son propre parking ou s'il existe un parking public dans les environs.
- Intérieur ou extérieur :
La période de l'année à laquelle vous organisez la fête fera toute la différence dans cette décision. Si c'est au printemps ou en été, un lieu avec des espaces extérieurs est le plus agréable. Néanmoins, nous vous recommandons d'avoir toujours un plan B au cas où le temps déciderait de vous surprendre. Si vous êtes en automne ou en hiver, il est préférable d'organiser votre fête à l'intérieur pour vous protéger des intempéries.
- Acoustique : qu'est-ce qu'une fête sans musique ?
L'acoustique de la salle doit être bonne et il est essentiel de la vérifier, surtout si vous avez l'intention d'organiser des représentations ou des spectacles nécessitant des microphones.
- Répartition de l'espace : musique, bars, bar, etc :
Si votre fête prévoit de la musique en direct ou des activités, il est essentiel de vérifier la façon dont l'espace est aménagé. Cela vous permettra de vous assurer que l'équipement peut être installé sans problème et que les invités peuvent profiter confortablement des animations. Vérifiez auprès de l'espace ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire afin d'éviter toute complication.
- Règles d'accessibilité :
Il se peut que des personnes à mobilité réduite fassent partie de vos invités. Il est donc important de s'assurer que le lieu est adapté et qu'il respecte les règles d'accessibilité.
4- La liste des invités
Si vous avez opté pour une fête privée, notre conseil est d'oublier les engagements. Faites une liste de toutes les personnes que vous aimeriez vraiment voir avec vous et louez une voiture si il le faut. En tant qu'hôte, c'est vous qui devez d'abord vous amuser, alors évitez la présence de personnes avec lesquelles vous ne vous sentez pas à l'aise.
Si vous avez décidé d'organiser une fête d'entreprise, l'important est que les bonnes personnes soient présentes. Dans ce cas, les engagements sont prioritaires, il est donc essentiel de n'oublier personne. Incluez les employés, les managers, les fournisseurs, les collaborateurs et toutes les personnes qui participent d'une manière ou d'une autre à votre entreprise.
5- Concevoir les invitations
Le type d'invitation et le mode d'envoi peuvent également varier en fonction de la célébration. Néanmoins, dans les deux cas, vous pouvez opter pour un format imprimé ou numérique. Le premier est plus classique et tend à rester dans les mémoires, mais son coût est plus élevé. En revanche, le second est plus confortable et moderne, et vous éviterez les frais d'impression et d'envoi.
- Invitation pour une célébration particulière :
Elle se prête davantage à une esthétique informelle, créative et amusante. Quant à l'envoi, on préfère le format numérique, donc l'envoi par courrier électronique nous semble le moyen le plus rapide et le plus efficace.
- Invitation pour une fête d'entreprise :
Idéalement, elle devrait avoir un design plus corporatif et formel. L'envoi en format numérique nous semble le plus approprié au niveau interne, tant pour les employés que pour les dirigeants. Vous pouvez néanmoins choisir d'imprimer quelques exemplaires pour les fournisseurs et les collaborateurs. Dans les deux cas, envoyez les invitations suffisamment à l'avance pour que les invités puissent organiser leur agenda. N'oubliez pas de leur demander de confirmer leur présence avec une date limite pour qu'il n'y ait pas de problème.