Comment choisir le bon stockage pour la société ?

1. Comprendre les besoins spécifiques : Déménagement et stockage d’archives

Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de stockage, notamment lorsqu'il s'agit de combiner des biens matériels et des documents d'archives. L'évaluation de ces besoins est la première étape pour choisir un box de stockage adapté.

Rien n’est perdu, rien n’est créé, tout est transformé”
Antoine-Laurent de Lavoisier

Déménagement : Stockage temporaire ou permanent

Pour une entreprise de déménagement, le besoin en espace de stockage varie souvent en fonction de la saisonnalité de l’activité, des pics de demande et des projets clients.

Stockage temporaire : Lorsque vous avez des clients qui demandent un stockage temporaire (avant ou après un déménagement), vous aurez besoin de flexibilité pour augmenter ou réduire l’espace loué.
Stockage permanent : Certains clients peuvent avoir besoin d’un stockage à long terme, notamment pour des biens volumineux ou des objets précieux. Il est important de s’assurer que les conditions de stockage garantissent la sécurité et la préservation des biens.

Stockage d’archives : Préservation et organisation

Le stockage d’archives nécessite un environnement contrôlé pour la préservation à long terme des documents. Que vous stockiez des dossiers juridiques, des contrats, des documents financiers ou des archives historiques, vous devrez :

Préserver l'intégrité des documents : Les archives papier sont sensibles à l’humidité, à la température et à la lumière. Une mauvaise conservation peut entraîner des dégâts irréversibles, comme le jaunissement du papier, la moisissure ou la dégradation des encres.
Faciliter l'accès aux documents : L’organisation des archives doit permettre un accès rapide et simple aux documents les plus couramment consultés, tout en garantissant la confidentialité.

2. Sécurité : Garantir la protection des biens et des documents sensibles

La sécurité est un aspect fondamental, à la fois pour les biens de vos clients dans le cadre d’un déménagement et pour les archives, qui peuvent contenir des informations confidentielles. Il est essentiel de choisir un box de stockage avec des mesures de protection adéquates.

Sécurité des biens : Protéger contre le vol et les dommages

Pour le stockage d’objets matériels (meubles, appareils, œuvres d'art, etc.), vous devrez veiller à ce que le centre de stockage soit hautement sécurisé. Voici quelques éléments à rechercher :

Vidéosurveillance 24h/24 : Les caméras doivent surveiller l’ensemble du site pour garantir une protection contre les intrusions. Assurez-vous que les images sont sauvegardées pour permettre un suivi en cas de problème.
Contrôle d’accès restreint : Les entrées et sorties doivent être strictement contrôlées à l’aide de badges ou de codes personnalisés pour chaque utilisateur. Cela permet de limiter l’accès uniquement aux personnes autorisées.
Systèmes d’alarme : Un système d'alarme, notamment anti-intrusion et anti-incendie, est essentiel pour réagir rapidement en cas de problème.
Sécurité physique : Certains sites disposent de personnel de sécurité qui surveille le centre de stockage, ce qui constitue un atout supplémentaire en termes de protection.

Sécurité des archives : Confidentialité et accès restreint

Le stockage d’archives nécessite non seulement une protection physique, mais aussi des garanties de confidentialité pour préserver l’intégrité des informations contenues dans les documents.

Double système de sécurité : Pour les archives sensibles, envisagez un double contrôle d’accès (clé et code ou biométrie) afin d’empêcher toute violation.
Coffres sécurisés : Pour les documents les plus importants ou confidentiels, optez pour des coffres sécurisés à l’intérieur du box pour une protection renforcée contre le vol ou l’accès non autorisé.
Suivi des accès : Utilisez un système de suivi pour consigner chaque accès aux archives, avec des registres permettant de savoir qui a consulté les documents et quand.

3. Conditions environnementales : Préserver les biens et les archives à long terme

Les conditions climatiques du box de stockage sont un élément clé, surtout si vous stockez des objets ou des documents sensibles. Le choix d’un box avec contrôle climatique est souvent essentiel pour éviter la dégradation des biens et des documents.

Stockage des objets matériels : Humidité et température

Les meubles, œuvres d'art, et autres objets fragiles peuvent être endommagés par des variations de température ou une humidité excessive.

Contrôle de l'humidité : Le taux d’humidité doit être contrôlé pour éviter les moisissures, la déformation du bois ou la corrosion des objets métalliques.
Température stable : Une température trop élevée ou trop basse peut abîmer les objets. Il est recommandé de choisir un box avec une température régulée pour les objets sensibles.

Stockage d’archives : Conditions spécifiques

Les documents papier sont extrêmement sensibles à leur environnement. Un contrôle précis de la température et de l’humidité est nécessaire pour prévenir la détérioration.

Humidité relative contrôlée (30-50%) : Un taux d'humidité trop élevé favorise la prolifération des moisissures, tandis qu’un taux trop bas peut rendre le papier cassant. Choisissez un box avec une régulation constante de l’humidité.
Température contrôlée (18-21 °C) : Maintenez une température stable pour prévenir les dommages liés à la chaleur ou au froid. Cela est particulièrement crucial pour les documents historiques ou les archives légales.
Absence de lumière directe : La lumière, surtout les rayons UV, peut altérer les documents, les rendre illisibles ou provoquer une décoloration. Optez pour un stockage sans lumière naturelle, avec des boîtes d’archives opaques si nécessaire.

4. Accessibilité et organisation : Simplifier la gestion des biens et des archives

L'accessibilité est un facteur crucial pour une entreprise de déménagement et de stockage d’archives. Vous devez pouvoir accéder rapidement aux biens et aux documents, tout en les maintenant bien organisés pour éviter toute perte de temps.

Accessibilité pour les biens matériels :

Accès 24h/24 : En tant qu’entreprise de déménagement, vous pourriez avoir besoin d’accéder aux boxes en dehors des heures de bureau. Assurez-vous que le centre offre une grande flexibilité d'accès.
Accès pour camions : Le box doit être situé dans un centre facilement accessible par des camions de déménagement, avec des rampes et des zones de déchargement adaptées.
Équipement de manutention : Les centres de stockage doivent offrir des chariots, des transpalettes ou des diables pour faciliter le déplacement de biens volumineux ou lourds.

Organisation et gestion des archives :

Systèmes de rangement adaptés : Installez des étagères et des boîtes d’archives pour organiser les documents de manière efficace. Utilisez un système de classement clair (par date, catégorie, ou code couleur) pour retrouver facilement les documents.
Catalogue numérique : Numérisez une partie des archives ou créez un catalogue numérique des documents stockés pour faciliter l'accès et le suivi.
Gestion des accès aux archives : Si plusieurs personnes doivent consulter les archives, mettez en place un système d’accès individuel pour chaque utilisateur, avec suivi des entrées et sorties.

5. Taille et flexibilité du box : Adapter l’espace à vos besoins changeants

Le choix de la taille du box doit tenir compte à la fois de vos besoins actuels et de vos besoins futurs. Que vous stockiez des biens matériels volumineux ou des archives, il est crucial d’avoir suffisamment d’espace et une flexibilité pour ajuster la taille du box au fur et à mesure.

Stockage des biens matériels : Optimisation de l'espace

Espace modulaire : Privilégiez des boxes modulaires qui peuvent être adaptés en fonction des fluctuations de votre activité de déménagement. Certains centres permettent de combiner plusieurs boxes pour créer un espace plus grand si nécessaire.
Utilisation de l’espace vertical : Les box de stockage à grande hauteur sont idéaux pour entreposer des biens volumineux ou empiler des boîtes et des palettes de manière efficace.
Compartimentage : Si vous stockez des biens de différents clients, utilisez des cloisons ou des séparations pour éviter de mélanger les biens.

Stockage d’archives : Organisation et accès

Espace réservé aux archives : Créez une zone dédiée aux archives pour éviter de les mélanger avec d’autres biens. Cela vous permet de garder les documents bien organisés et facilement accessibles.
Boîtes d'archives empilables : Utilisez des boîtes d’archives spécialement conçues pour l’empilage afin de maximiser l’espace sans compromettre l’accès aux documents.